Личный кабинет абитуриента

РЭУ им. Плеханова — наш постоянный клиент — обратился к нам с просьбой разработать личный кабинет абитуриента.

Основные цели проекта:

  • упростить процесс подачи и отслеживания заявлений для абитуриентов;
  • автоматизировать прием и обработку заявлений для приемной комиссии.

Перед нами были поставлены задачи:

  • разработать понятные пользовательские интерфейсы абитуриента и модератора;
  • настроить выгрузку принятых заявлений в 1С и e-mail оповещения.

Рассмотрим подробнее, как устроены кабинеты абитуриента и члена приемной комиссии.

Личный кабинет абитуриента

Чтобы получить доступ, абитуриенту необходимо зарегистрироваться. Для этого нужно указать фамилию, имя и e-mail, после чего на указанную почту будет отправлено письмо с паролем.

Регистрация

Интерфейс кабинета содержит две основные вкладки: 

  • регистрационные данные;
  • заявления на поступление.  
Заполнение данных

Для упрощения заполнения формы регистрационных данных были реализованы подсказки — всплывающие списки стран, городов.

Подсказки

После ввода личных данных абитуриенту необходимо заполнить данные об образовании — здесь нужно выбрать из списка свой уровень образования, загрузить подтверждающий его документ. На этом шаге также реализованы графические подсказки — образцы загружаемых документов и их возможные форматы.

Образец документа

На любом шаге абитуриент может остановиться и сохранить введенные данные, чтобы вернуться к заполнению в другое время.

Сохранение данных

После внесения данных в «Результаты ЕГЭ» и «Индивидуальные достижения» абитуриенту будет предложено подать заявление на бюджетную и/или внебюджетную основу обучения с соответствующими направлениями.  После этого можно переходить к вкладке «Создание заявления».

Подача заявления разделена на несколько шагов. 

1. Выбор направления и специальности.

Выбор направления

2. Генерация печатной формы заявления, которую необходимо распечатать, подписать и загрузить фото или скан по образцу в специальную форму.

Список заявлений Печать заявления

3. Отправка заявления в приемную комиссию — финальный шаг. 

После этого абитуриент имеет возможность отслеживать статусы заявлений в соответствующем меню.

Статус заявлений

Если по каким-либо причинам абитуриент решил снять заявления с рассмотрения, он может подать отказ.

История статусов

После нажатия на кнопку абитуриент попадает на страницу создания отказа и следует алгоритму, идентичному подаче заявления.

  1. Скачивает документ для печати.
  2. Подписывает его и делает электронную копию
  3. Прикрепляет копию в специальном окне.
  4. Подает отказ в приемную комиссию.

Личный кабинет модератора

Модератор — член приемной комиссии, который проверяет корректность заполнения заявлений абитуриентами. В личном кабинете он может видеть:

  • список всех поданных заявлений;
  • список отказов;
  • данные по каждому заявлению.
Выгрузка заявлений

Мы разработали фильтр для быстрого поиска по множеству параметров:

  • ID заявления;
  • ФИО абитуриента;
  • основа обучения;
  • уровень образования;
  • дата заявления;
  • статус заявления и т.д.

На странице заявления модератор видит всю информацию об абитуриенте: регистрационные данные, данные по заявлению, включая все загруженные сканы.

Информация об абитуриенте

Модератор сверяет заполненные абитуриентом данные с загруженными сканами в т.ч. паспортные данные, документ об образовании, заявление. Для удобства интерфейс поделен на 2 части: слева располагаются текстовые данные, а справа сканы / фото. Сверять данные удобно, т.к. все они расположены на одной странице. Сканы можно увеличить в текущем окне без перекрытия текста или скачать. 

Для принятия или отклонения заявления модератор использует соответствующие кнопки. В случае отклонения он может написать комментарий абитуриенту.

Кнопки выбора Окно комментирования

Мы настроили обмен между сайтом и  базой 1С. После принятия заявления модератором, оно автоматически меняет статус на «Принято» и с помощью специального скрипта попадает на ftp в формате XML и далее передается в 1С. Модератор видит новый статус — «Выгружено в 1С». В кабинете абитуриента статус меняется на «Принято», а на почту приходит сообщение с примерным текстом: заявление успешно принято, о  зачислении или датах вступительных испытаний сообщат дополнительно.

Чтобы не было накладок и потерь данных, мы предложили ввести сервисную функцию «чат логирования», позволяющую отследить статусы по каждому конкретному заявлению с привязкой к дате. 

Чат логирования

Дополнительно для удобства модератора была реализована выгрузка заявлений в Excel. Это можно сделать с применением любых фильтров на соответствующей странице, по умолчанию выгружаются все заявления за все время.

Кроме того, мы реализовали «Пульс приемной комиссии», который наглядно показывает, как проходит приемная кампания. На графиках в режиме реального времени можно посмотреть, как меняется количество регистраций, заявлений, отказов.

Пульс приемной комиссии

Чтобы не было накладок, мы настроили систему на  контроль возникновения проблемных анкет и заявок - модератор получает сообщение в случае их появления. Кроме того, в фоновом режиме идет мониторинг следующих процессов.

  1. При загрузке документа в формате PDF система автоматически переводит его в JPG.
  2. Проверяются статусы заявлений: у одного абитуриента не может быть одновременно более одного заявления в работе.
  3. Идет постоянный контроль за своевременной генерацией печатных форм анкет.
  4. Проверяется своевременная выгрузка принятых заявлений в 1С.

Таким образом, у нас получился удобный инструмент для полноценной работы приемной комиссии.

Функционал ЛК

Мы готовы адаптировать наш опыт под нужды вашего учебного заведения, расширить функционал, доработать существующий. Перед началом работ мы изучим текущую ситуацию и предложим вам оптимальный вариант.