Эволюция системы учета квитанций в сети химчисток “Диана”

“Бумажное” время

Примерно 12-13 лет назад все квитанции в приемных пунктах заполнялись вручную на бланках строгой отчетности. 
Приемщица заполняла под копирку три экземпляра квитанции: одну для клиента, вторую и третью ― для внутреннего учета. Второй и третий экземпляры прикреплялись к вещам и отправлялись на фабрику. Там один из них оставался в отделе учета, а оставшийся возвращался обратно в приемный пункт вместе с чистыми вещами: с ним приемщица сравнивала экземпляр клиента при выдаче заказа.
На тот момент система учета была предельно простой. Все данные из квитанций вносили в Excel-файл. Возможностей совместной работы с документами тогда еще не было, поэтому у каждой фабрики был свой файл (и не один).  Самая большая проблема заключалась в том, что в этом отчетном файле было катастрофически мало подробностей, важных для успешного ведения бизнеса. 
Например, клиент принес пять вещей (брюки, юбка, куртка, пуховик и рубашка). Брюки, юбку и рубашку нужно постирать, а куртку и пуховик — почистить, т.е. на пять вещей две разных квитанции. Приемщица фиксировала в квитанциях только финальную стоимость заказа и категорию работ (чистка или стирка) — эти цифры и попадали в отчет. 
На основании этих данных невозможно было посмотреть, сколько прибыли приносят те или иные маркетинговые  акции и система лояльности, нельзя было определить, какая акция сработала, а от какой стоит отказаться. Кроме того, было большое количество ошибок при заполнении бланков и даже случались эпизоды мошенничества со стороны приемщиц. 
Со временем огромные Excel-файлы начинали тормозить, сотрудникам приходилось регулярно заводить новый документ,  из-за этого было сложно получить полную отчетность в нужное время.

Подготовка к автоматизации

Мы разработали базу данных на PHP+MySQL и установили отдельные базы на каждой фабрике. Кроме того, были созданы:
  • интерфейс базы;
  • алгоритмы расчета скидок;
  • перечни всех услуг.

База данных

В приемных пунктах также продолжили работать с бумажными квитанциями, но на фабриках все данные из них вносили уже в базу. На этом этапе оператор проверял: правильно ли приемщица посчитала стоимость услуг, учла ли скидки по акциям и дисконтной карте. При наличии ошибок на экземпляре квитанции, который возвращался в пункт выдачи, делали пометки: вернуть разницу или взять доплату.
Благодаря базе данных стало возможным строить различные отчеты:
  • по видам услуг;
  • по приемным пунктам;
  • по маркетинговым акциям.
Кроме локальных баз мы сделали центральную базу данных для руководства, в которую стали поступать консолидированные отчеты из фабричных баз. Там не было подробной детализации, но можно было посмотреть общие цифры по каждому виду услуг.
В экселевский период  раз в месяц сводился общий отчет по всем фабрикам. К руководству он поступал уже устаревшим: например, данные за декабрь консолидировались ближе к середине января. Помимо серьезного отставания сроков картину путал человеческий фактор. Данные в общий отчет вносили вручную, и несмотря на проверку, с большой долей вероятности туда попадали ошибки разной степени серьезности. 
После запуска центральной базы данные стали поступать с опозданием  всего в два дня, а руководство компании получило возможность смотреть не только сводный отчет за месяц, но и подробный отчет за любой день.
Почему данные передавались не мгновенно? Если совсем коротко, то из-за особенностей работы. Если подробнее, то, например, в субботу вечером экспедиторы забирают вещи из приемных пунктов и привозят на фабрику. Обработка субботних квитанций начнется только в воскресенье утром. В идеале, она должна продлиться не больше одного дня (при большом количестве заказов иногда чуть дольше). Отсюда и двухдневное опоздание.

Первые ласточки автоматизации и дальнейшая работа

Далее было решено автоматизировать холлы  — приемные пункты при фабриках. Там были установлены компьютеры с доступом к фабричной базе. Приемщица напрямую стала вносить туда данные о заказе. Таким образом холлы первые отказались от бланков строгой отчетности, а детали заказа для клиента распечатывали на принтере. Несмотря на то, что через холлы проходит больше всего клиентов, оставалось более  600 пунктов приема, которые работали в прежнем режиме с бумажными квитанциями. 
Неизвестно, как долго прожила бы эта система учета, но в 2019 году  все предприятия  обязали обзавестись онлайн-кассами. По требованиям законодательства важно было не просто пробить чек на общую сумму, а внести туда все детали заказа:
  • услуги;
  • скидки и акции;
  • общую стоимость заказа;
  • НДС и т.д.
Стало понятно, что приемщицы не справятся с такой работой. Поэтому стали искать варианты, как упростить систему формирования чека. Были рассмотрены разные варианты. В итоге мы организовали центральную базу данных, установили в каждом пункте планшет со специально разработанным ПО и кассовый аппарат. 
Теперь данные в центральную базу стали поступать в режиме онлайн. Для наглядности мы разработали дашборд, который показывает:
  • суммарную выручку за день;
  • почасовой график по работе каждой фабрики;
  • выручку каждой  фабрики;
  • 10 самых активных услуг;
  • 10 самых активных приемных пунктов;
  • круговую диаграмму по видам обработки вещей и другую информацию.
Дашборд также позволяет быстро реагировать на изменение спроса. 
Однажды в выходной день компания получила аномально большое число заказов. Благодаря информации с дашборда руководство оперативно оценило ситуацию и вызвало на фабрики дополнительных сотрудников. В результате не были нарушены сроки выполнения заказов, все клиенты получили вещи вовремя. 

Мы готовы помочь вам быстро и безболезненно автоматизировать бизнес.
Наши специалисты:
  • проведут анализ бизнес-процессов;
  • предложат оптимальное решение для вашей компании;
  • разработают и внедрят ПО с интуитивно понятным управлением.