Автоматизация бизнес-процессов сети химчисток «Диана»

www.dryclean.ru

В сети химчисток «Диана» — наших постоянных клиентов — назрела необходимость установки кассовых аппаратов в пунктах приема (см. ФЗ-54 «О контрольно-кассовой технике»). Это повлекло за собой необходимость радикальных изменений во внутренних процессах работы компании. Наша компания разработала уникальное решение. 

Прежде всего мы изучили текущую ситуацию в компании. На тот момент учет квитанций в компании выглядел так:

В пункте приема заказов сотрудники вручную заполняют квитанцию на бланке строгой отчетности (БСО). В ней указано:

  • полное описание принятых вещей (например, «джинсы»);
  • оказываемая услуга (например, «экочистка стандартной сложности»);
  • количество единиц измерения (например, 2 кг);
  • особенности изделия ( например, наличие нестандартной фурнитуры, повреждений и т.п.);
  • цена услуги с учетом скидок по карте лояльности, акции и т.п.

Далее эту квитанцию прикрепляли к пакету с вещами и отправляли на фабрику. И только там информацию из квитанции оператор вносил в фабричную базу данных. Также на каждой фабрике есть свой приемный пункт, на котором при приеме заказа сразу вносились данные по квитанции непосредственно в фабричную базу данных. Периодически данные из фабричных баз выгружались в центральную базу предприятия. Прейскуранты и общие справочники, наоборот, заполнялись в центральной базе и импортировались в фабричные базы сети.

Что плохо?

1. Велика вероятность ошибок из-за человеческого фактора:

  • приемщицы чаще всего ошибались на этапе расчета стоимости и размера скидки;
  • оператор баз данных совершал ошибки при внесении данных из квитанций.

2. Большой временной интервал между оформлением заказа и внесением его в базу — в среднем более суток.

3. Дублирование клиентов из-за отсутствия единой базы данных между фабриками — это осложняло развитие программ лояльности компании.

4. Длительное формирование консолидированной отчетности.

5. Постоянный контроль администратора за существующими базами из-за большого количества обменов данными между базами данных.

Задачи

Основная задача — автоматизировать работу сети. В рамках автоматизации было решено:

  • оборудовать все приемные пункты кассовыми аппаратами;
  • разработать и внедрить ПО, позволяющее правильно сформировать чек;
  • разработать и внедрить ПО для оформления электронных квитанций в приемном пункте;
  • консолидировать базы данных всех фабрик;
  • создать средства мониторинга оборудования на приемных пунктах.

Поиск решения

Мы рассмотрели три варианта.

Вариант №1

  • Все базы фабрик объединить в одну, сделать прямой ввод данных из приемных пунктов.
  • В приемных пунктах поставить терминалы с выходом в Интернет для внесения данных о заказе сразу в базу и кассовые аппараты.

Вариант №2

  • Базы фабрик и базы приемных пунктов оставить автономными.
  • В приемных пунктах поставить кассовые аппараты и терминалы с локальной версией базы, чтобы после ввода данные с определенной периодичностью загружались в базу данных фабрики, при этом сами фабричные базы остаются распределенными.

Вариант №3

  • Все базы фабрик объединить в одну, базы приемных пунктов оставить автономными.
  • В приемных пунктах поставить кассовые аппараты и терминалы с локальной версией базы, чтобы после ввода данные периодически загружались в базу данных фабрики.
  • Фабричные базы объединяются в одну общую базу.

После анализа всех вариантов остановили выбор на первом варианте как самом оптимальном.

Что получилось

Центральное хранилище:

  • запущен центральный сервер, к которому подключены все пункты приема, вся информация теперь хранится в единой базе;
  • для ускорения работы выделена slave-база, все отчеты переведены на неё;
  • настроено резервирование всех данных;
  • проработаны модели угроз;
  • разработаны регламенты восстановления работоспособности системы и данных после сбоев.

Приемные пункты:

  • установлены планшеты с браузером, кассовые аппараты и принтеры;
  • разработано специальное программное обеспечение для взаимодействия с центральной базой.

Мы готовы адаптировать наш опыт под ваши задачи автоматизации. Например, данное решение подойдет для:

  • сети информационных киосков с централизованным мониторингом и управлением;
  • сети функциональных киосков (например, бронирование мест в ресторанах, заказ услуг — такси, доставка, оформление документов, запросов и т.д.);
  • настройки удаленных рабочих мест для сетевых сервисных и торговых компаний.