Назад

Справочник сотрудников МГУ

Справочник сотрудников МГУ

Компания SEBEKON в свое время занималась разработкой сайта для Московского государственного университета имени М. В. Ломоносова, и в продолжение сотрудничества нам предложили заняться разработкой справочника сотрудников организации.

Для начала расскажем, как это работало «до». В МГУ есть своя справочная служба, которая владеет всеми данными о сотрудниках университета. У каждого факультета, филиала, института в штате как правило есть кадровый сотрудник, который занимается сбором актуальной информации о работниках своего подразделения и передачей ее в справочную службу. Однако нужно понимать, что в данной организации трудятся десятки тысяч сотрудников, она имеет очень разветвленную структуру, и динамично отслеживать все изменения, собирать всю необходимую информацию без использования современных информационных технологий в подобном случае практически невозможно.

Нашей задачей как раз и была необходимость структурировать эту информацию и удобно представить ее на сайте МГУ. Скажем сразу, это было сделать непросто, однако результат порадовал и нас, и руководство университета.

Постановка задачи.

Первое требование по работе со справочником – поиск по нему должен быть максимально удобным, с учетом того, что пользователю может быть не известна вся информация (например, не известна фамилия, имя, должность и т. д.).

Второе – ответственный сотрудник подразделения должен иметь возможность исправить данные о работниках. Здесь также есть одна особенность – нужно было учесть, что многие сотрудники МГУ совмещают должности, причем в пределах разных подразделений. Так как информация по разным подразделениям организации заполняется разными ответственными сотрудниками, нужно было организовать объединение этих данных в одной карточке. Кроме того, нужно было решить вопрос: кадровик какого подразделения сможет вносить правки в таком случае?

Третье – сделать возможность пакетной загрузки данных о сотрудниках, в частности через импорт Excel файла.

Что получилось.

Прежде чем начать работу над проектом, мы потратили немало времени на изучение существующих объемных онлайн-справочников. Первое, что нам бросалось в глаза в большинстве случаев, – сложность восприятия. Это были громоздкие страницы с кучей информации, какими-то переключателями, фильтрами и так далее. Нам же хотелось, наоборот, максимально упростить задачу пользователю и сократить время поиска необходимого контакта.

Итак, возможности нашего справочника сотрудников:

1 – Наш справочник позволяет искать контактное лицо по части слова (будь то часть фамилии, имени или отчества) с помощью автодополнения (autocomplete);

Справочник позволяет искать контактное лицо по части слова

2 – Справочник позволяет передвигаться по структуре университета, и добравшись до нужного подразделения, увидеть полный список сотрудников. Также на любом уровне можно попытаться найти сотрудника по части слова, как описано в пункте 1, с той разницей, что на выбор будут подставляться только те сотрудники, которые привязаны к подразделению, в котором вы находитесь. 

Справочник позволяет передвигаться по структуре университета, и добравшись до нужного подразделения, увидеть полный список сотрудников

3 – Справочник позволяет посмотреть списки сотрудников с разбивкой по алфавиту. 

Справочник позволяет посмотреть списки сотрудников с разбивкой по алфавиту

4 – База данных переносится на сайт в виде файла Excel определенной структуры.

5 – Проверка на совмещение должностей. При загрузке файла происходит проверка на совпадение по нескольким полям: фамилия, имя, отчество, номер телефона, e-mail. В случае если система находит какие-то совпадения, то появляется соответствующее сообщение и предлагается связать контакты в один. При этом правка данных по этому сотруднику будет производиться несколькими сотрудниками, каждый из которых отвечает за свое подразделение. Выглядит это так:

При загрузке файла происходит проверка на совпадение по нескольким полям: фамилия, имя, отчество, номер телефона, e-mail

На сайте карточка сотрудника выглядит следующим образом:

На сайте карточка сотрудника выглядит следующим образом

В случае ручного добавления сотрудника проводится такая же проверка на совпадение, и при обнаружении одинаковых записей выдается сообщение с предложением объединить записи.

6 – Предусмотрен перевод сотрудника из подразделения в подразделение без создания новой записи в базе данных. Если сотрудник совмещал две должности, а затем решил остаться лишь на одной из них, в базе просто убирается привязка к одному из подразделений.

Выводы.

Наш справочник решает сразу несколько важных задач:

  1. Структурирование большого объема данных;

  2. Оперативное обновление базы данных сотрудников;

  3. Простой поиск по большому списку сотрудников;

  4. Решение проблемы добавления, редактирования и вывода данных о сотрудниках, которые совмещают разные должности.

Наша разработка – это попытка сделать онлайн-справочник удобным и для учреждения, и для посетителей сайта. При этом гораздо важнее, что мы на практике доказали ее работоспособность, поэтому и решили поделиться своим опытом. Если вы столкнулись с подобной задачей и не знаете, как ее решить, то надеемся, что эта статья подтолкнет вас в правильном направлении. По любым возникшим вопросам вы можете обращаться в наш отдел разработок: web@sebekon.ru.


Автор:  Команда SEBEKON
Теги:  1С-Битрикс / модули / новые технологии / разработка / cправочник

	

Комментарии

Написать свой комментарий
Указывайте, пожалуйста, реальный e-mail адрес, на него придет ссылка, после перехода по которой публикуется комментарий.

Вы можете заказать сайт, отправив форму:
Для писем:
141407, Московская область,
г.Химки, Юбилейный проспект д.41-а, почтамт, а/я 630.
Получатель: Лобанова Мария Николаевна.
формат doc/docx или pdf
до 5 мегабайт
* — поля, обязательные для заполнения
У нас уже заказали:
  • Major autotrans
  • издательство Просвещение
  • ЦЕРИХ Кэпитал Менеджмент
  • издательство Известия
  • Глобус гурмэ
  • Новый диск