РЭУ им. Плеханова — наш постоянный клиент — обратился к нам с просьбой разработать личный кабинет абитуриента.
Основные цели проекта:
- упростить процесс подачи и отслеживания заявлений для абитуриентов;
- автоматизировать прием и обработку заявлений для приемной комиссии.
Перед нами были поставлены задачи:
- разработать понятные пользовательские интерфейсы абитуриента и модератора;
- настроить выгрузку принятых заявлений в 1С и e-mail оповещения.
Рассмотрим подробнее, как устроены кабинеты абитуриента и члена приемной комиссии.
Личный кабинет абитуриента
Чтобы получить доступ, абитуриенту необходимо зарегистрироваться. Для этого нужно указать фамилию, имя и e-mail, после чего на указанную почту будет отправлено письмо с паролем.
Интерфейс кабинета содержит две основные вкладки:
- регистрационные данные;
- заявления на поступление.
Для упрощения заполнения формы регистрационных данных были реализованы подсказки — всплывающие списки стран, городов.
После ввода личных данных абитуриенту необходимо заполнить данные об образовании — здесь нужно выбрать из списка свой уровень образования, загрузить подтверждающий его документ. На этом шаге также реализованы графические подсказки — образцы загружаемых документов и их возможные форматы.
На любом шаге абитуриент может остановиться и сохранить введенные данные, чтобы вернуться к заполнению в другое время.
После внесения данных в «Результаты ЕГЭ» и «Индивидуальные достижения» абитуриенту будет предложено подать заявление на бюджетную и/или внебюджетную основу обучения с соответствующими направлениями. После этого можно переходить к вкладке «Создание заявления».
Подача заявления разделена на несколько шагов.
1. Выбор направления и специальности.
2. Генерация печатной формы заявления, которую необходимо распечатать, подписать и загрузить фото или скан по образцу в специальную форму.
3. Отправка заявления в приемную комиссию — финальный шаг.
После этого абитуриент имеет возможность отслеживать статусы заявлений в соответствующем меню.
Если по каким-либо причинам абитуриент решил снять заявления с рассмотрения, он может подать отказ.
После нажатия на кнопку абитуриент попадает на страницу создания отказа и следует алгоритму, идентичному подаче заявления.
- Скачивает документ для печати.
- Подписывает его и делает электронную копию
- Прикрепляет копию в специальном окне.
- Подает отказ в приемную комиссию.
Личный кабинет модератора
Модератор — член приемной комиссии, который проверяет корректность заполнения заявлений абитуриентами. В личном кабинете он может видеть:
- список всех поданных заявлений;
- список отказов;
- данные по каждому заявлению.
Мы разработали фильтр для быстрого поиска по множеству параметров:
- ID заявления;
- ФИО абитуриента;
- основа обучения;
- уровень образования;
- дата заявления;
- статус заявления и т.д.
На странице заявления модератор видит всю информацию об абитуриенте: регистрационные данные, данные по заявлению, включая все загруженные сканы.
Модератор сверяет заполненные абитуриентом данные с загруженными сканами в т.ч. паспортные данные, документ об образовании, заявление. Для удобства интерфейс поделен на 2 части: слева располагаются текстовые данные, а справа сканы / фото. Сверять данные удобно, т.к. все они расположены на одной странице. Сканы можно увеличить в текущем окне без перекрытия текста или скачать.
Для принятия или отклонения заявления модератор использует соответствующие кнопки. В случае отклонения он может написать комментарий абитуриенту.
Мы настроили обмен между сайтом и базой 1С. После принятия заявления модератором, оно автоматически меняет статус на «Принято» и с помощью специального скрипта попадает на ftp в формате XML и далее передается в 1С. Модератор видит новый статус — «Выгружено в 1С». В кабинете абитуриента статус меняется на «Принято», а на почту приходит сообщение с примерным текстом: заявление успешно принято, о зачислении или датах вступительных испытаний сообщат дополнительно.
Чтобы не было накладок и потерь данных, мы предложили ввести сервисную функцию «чат логирования», позволяющую отследить статусы по каждому конкретному заявлению с привязкой к дате.
Дополнительно для удобства модератора была реализована выгрузка заявлений в Excel. Это можно сделать с применением любых фильтров на соответствующей странице, по умолчанию выгружаются все заявления за все время.
Кроме того, мы реализовали «Пульс приемной комиссии», который наглядно показывает, как проходит приемная кампания. На графиках в режиме реального времени можно посмотреть, как меняется количество регистраций, заявлений, отказов.
Чтобы не было накладок, мы настроили систему на контроль возникновения проблемных анкет и заявок - модератор получает сообщение в случае их появления. Кроме того, в фоновом режиме идет мониторинг следующих процессов.
- При загрузке документа в формате PDF система автоматически переводит его в JPG.
- Проверяются статусы заявлений: у одного абитуриента не может быть одновременно более одного заявления в работе.
- Идет постоянный контроль за своевременной генерацией печатных форм анкет.
- Проверяется своевременная выгрузка принятых заявлений в 1С.
Таким образом, у нас получился удобный инструмент для полноценной работы приемной комиссии.
Мы готовы адаптировать наш опыт для всех, чья работа связана с общением с клиентами, проведением различного рода анкетирований и опросов. Мы автоматизируем работу:
-
учебных заведений;
-
HR-отделов крупных предприятий;
-
служб по работе с клиентами и многих других.